Organisatie

De vrijwilligers binnen Ashanti vallen min of meer binnen de volgende groepen:

• Bestuur
• Leiding
• Groepsbegeleider
• Ledenadministratie
• Coördinator Groepsevenementen
• Public Relations (vacature)
• Fondswerving (vacature)
• Krantje
• Website
• Kookstaf
• Clubhuisbeheer
• Materiaalbeheer

Als u interesse heeft in een van bovenstaande functie of u wilt hier meer informatie over hebben, stuur dan een mailtje naar de webmaster.

Het Bestuur

De Ashanti Groep Zoetermeer is een stichting. Zij is ingeschreven op 26 juni 1982 bij de Kamer van Koophandel te Den Haag onder nummer S152792

De Stichting heeft ook een stichtingsbestuur waarin, zoals gebruikelijk bij scoutinggroepen, alle leden van de groepsraad en het Dagelijks Bestuur zitting hebben. De voorzitter van ons stichtingsbestuur is Wilko Kouwenhoven.

Ons Dagelijks Bestuur bestaat uit de volgende personen:

• Dorin Mansveld-Bolkesteijn (Groepsvoorzitter)
• Jeroen Noyen (Voorzitter DB)
• Bert Meijer (Secretaris)
• Ronald Ivens (Penningmeester)
• Wilko Kouwenhoven (lid)
• John Krammer (lid)
• Ingrid Huizing (lid)

Taken

Het Dagelijks Bestuur (DB) draagt de verantwoording voor de beheersmatige kant van de groep; zowel financieel als qua accommodatie. Ook draagt het DB zorg voor het voorbereiden van het beleid van de groep. De externe contacten vallen tevens onder de verantwoording van het DB.

Naast al deze serieuze taken is het DB ook op andere vlakken actief binnen Ashanti. Zo vormen het organiseren van leiderssocials en andere bijeenkomsten elke keer weer een leuke uitdaging.

Vragen en/of opmerkingen

Als u vragen en of opmerkingen heeft dan kunt u ze per email versturen naar:

secretariaat@ashanti.nl

Wilt u het liever via de gewone post doen, dan kan dat natuurlijk ook op ons postadres.

Mocht u ook interesse hebben in een functie als bestuurslid kunt u dat ook midddels bovenstaande adressen kenbaar maken.

Leiding

Binnen Ashanti zijn er op dit moment een heleboel leiders actief met het begeleiden van speltakken. Naast de 'gewone' leiding hebben we gelukkig nog een heleboel andere vrijwilligers.

We hebben altijd plek voor nieuwe leiding, dus zie het als een uitdaging en kom een keer kijken. Voor meer informatie mail je de groepsbegeleider even.

Groepsbegeleider

De Groepsbegeleider is een veelzijdig persoon. Hij/Zij is het luisterend oor en het ziende oog van de hele Ashanti-groep.

Een greep uit de taken die hij/zij uitvoert:

• het begeleiden van nieuwe stafleden
• zorgdragen dat stafleden cursussen kunnen volgen
• bemiddeling bij problemen (conflicten)
• vertegenwoordiger van de groep naar de Regio
• contacten onderhouden met de speltakken
• bijhouden van de wachtlijst en pettenlijst
• organiseren van socials
• enzovoort

Groepsbegeleiders kleine speltakken: Bianca Turk en Marja van Oeveren

Groepsbegeleider grote speltakken: Ruud van den Beukel

Beide groepsbegeleiders zijn te bereiken op groepsbestuur@ashanti.nl

Ledenadministratie

De ledenadministratie beheert en onderhoudt de gegevens van de leden van Ashanti en levert informatie over de leden aan het bestuur en de leiding van Ashanti.
Contactpersoon: Pedro Ammerlaan

Contact met de ledenadministratie:

• e-mail: ledenadministratie@ashanti.nl
• post: Scouting Ashanti t.a.v. de ledenadministratie, Postbus 7285 2701 AG Zoetermeer.

Melden van wijzigingen en opzeggingen:

• per e-mail of schriftelijk, via de hierboven genoemde adressen;
• via een wijzigingsformulier, de (bege)leiding van de speltak kan deze voor u pakken en zorgt voor verzending naar de ledenadministratie.

Scouts Online:

Ashanti maakt voor de ledenadministratie gebruik van Scouts Online, het informatiesysteem van Scouting Nederland op internet. Op (de gegevens in) Scouts Online is de wet "Bescherming Persoonsgegevens" van toepassing. De ledenadministratie van Ashanti onderhoudt als gegevensbeheerder de informatie van de Ashanti-leden in Scouts Online.

Inzage gegevens:

Alle leden van Scouting Nederland kunnen een inlogaccount aanvragen waarmee men toegang tot het systeem krijgt. Uiteraard zijn niet alle gegevens voor iedereen in te zien. De eigen gegevens en algemene informatie over de Ashanti en de eigen speltak zijn altijd te zien. Afhankelijk van de rol die iemand heeft is meer informatie te zien.

Zelf uw gegevens wijzigen:

U kunt een deel van uw gegevens in Scouts Online zelf wijzigen, bijv. adres- en telefoongegevens. Wijzigingen die u zelf in Scouts Online aanbrengt worden automatisch doorgegeven aan de ledenadministratie van Ashanti en de (bege)leiding van de speltak waar het lid is ondergebracht.

Voor toegang tot Scouts Online moet u zich eerst aanmelden, dat gaat als volgt:

1. ga met uw internetbrowser naar http://sol.scouting.nl
2. klik op de Login-knop, linksboven in het scherm;
3. kies voor 1, Inlog-account aanvragen;
4. volg de vragen, u hebt het lidnummer, de geboortedatum en uw e-mailadres nodig;
5. na het doorlopen van de aanvraag krijgt u met de toegekende gebruikersnaam en het wachtwoord toegang tot Scouts Online. Ga hiervoor naar http://sol.scouting.nl en klik op de Login-knop. U kunt nu uw gebruikersnaam en wachtwoord invoeren.

Public Relations

Van speciale activiteiten maak ik foto's en schrijf daar een stukje bij, dit breng ik naar de krant zodat iedereen weet wat voor leuke dingen Ashanti allemaal doet.

Gewoon reclame maken voor onze groep. Als het een belangrijke activiteit is dan nodig ik soms ook de krant, radio en/of tv uit. Dat zal dit lustrumjaar ook wel weer gaan gebeuren met al zijn activiteiten rond het 20 jaar bestaan van Ashanti.

Dat deze publiciteit gratis is is heel belangrijk. We hebben tenslotte geen geld voor dure advertenties e.d. Door deze publiciteit krijgen we vaak nieuwe leden en soms ook leiding bij onze groep. Maar ik vind dat public relation meer inhoud dan alleen stukjes schrijven voor de krant. Hierbij hoort ook een klein deel van de sponsoring, want ook op die manier draag je de groep naar buiten toe uit.

Website

www.ashanti.nl. is alweer sinds april 2000 online. We zijn nu net door een eerste grote update van de site heen. Alles is nu een stuk beter te bereiken doordat we een nieuw manier van navigeren hebben doorgevoerd.

Verder is er in overleg met de speltakken meer vrijheid tot het zelf onderhouden van de site van de speltak zelf.

Mocht u nu vragen of opmerkingen hebben over de site neem dan gerust contact op met de webmaster. Ook ideeen en input is altijd welkom. Wij zoeken continu naar nieuwe input voor de site.

Kookstaf

De kookstaf komt gemiddeld 2 keer per jaar in actie.

Dit is tijdens de twee groepskampen, het pinkster- en zomerkamp. Tijdens deze kampen verzorgen zij de maaltijden voor alle jongere speltakken, en voorzien ze van de nodige snoepjes en limo.

Uiteraard doen zij dus ook alle boodschappen, en reken maar dat dat voor gemiddeld 80 personen een hoop werk is.

Voor meer informatie en tips en trucs van de kookstaf kijk op de kookstaf pagina.

Clubhuisbeheer

Het clubhuis beheer zegt genoeg. Maar dit houdt waarschijnlijk meer in dan u denkt.

Naast het onderhoud aan het gebouw zelf moet natuurlijk ook de binnenboel in orde blijven. Dus er op letten dat iedereen het clubhuis schoon en opgeruimd achterlaat is een taak van het clubhuis beheer.
Veiligheid van onze clubhuisgebruikers is een zeer belangrijk item, dus de controle van blusmiddelen, elektrische- en gasinstallaties, verlichting en sleutelbeheer worden zeer serieus genomen.

Contactpersoon: Paul Joosten

Mocht u vragen of tips hebben voor het clubhuisbeheer laat dit even weten!

Materiaalbeheer

Ook het materiaalbeheer spreekt voor zich.

Dit houd gewoon in dat alle materialen van Ashanti zowel het grote- als het kleine materiaal in orde is en indien nodig voorradig. Bij groot materiaal spreken we voornamelijk over tenten kookspullen e.d. en klein materiaal is bijv. papier, spelmateriaal.

Contactpersonen: Peter van Tienen en Marcel van Harten

Het materiaal beheer beleefd vooral drukke tijden rondom de kampen.